Одна из самых распространенных причин отказа в вычетах НДС и снятия расходов - недобросовестный контрагент. Вы виноваты в том, что не проявили должной осмотрительности при его выборе. Конечно, проверять контрагентов нужно всегда, особенно если вы работаете с мелкими фирмами. В первую очередь для того, чтобы обезопасить себя от мошенников, убедиться в благонадежности партнера. И каждая организация проверяет контрагентов по-своему. Но что означает должная осмотрительность для налоговиков? Как проверить контрагента, чтобы в случае их претензий доказать, что вы были предельно осторожны?

Проанализировав уже сформировавшуюся судебную практику по налоговым спорам,  предложим ряд мероприятий,  которые помогут Вам доказать в суде свою добросовестность.

Итак, в наиболее часто встречаются в актах налоговых органах следующие претензии к Вашим контрагентам:

- регистрация контрагента по адресу массовой регистрации;

- руководитель Вашего контрагента является руководителем еще в большом количестве организаций;

- контрагент не сдает налоговую отчетность, либо сдает нулевую отчетность;

- у контрагента отсутствуют основные средства и эксплуатационные расходы;

- подпись от имени контрагента выполнена не руководителем, а иным лицом;

Мы, заключая сделки с нашими партнерами, не имеем возможностей налоговых органов для проверки контрагентов, однако  собрав некоторые документы заранее, мы сможем аргументировано противостоять позиции налоговиков.

При этом, лучше  учитывать практику контролирующих органов и не создавать себе проблем, потому что суды не всегда на стороне организаций.

1.  Смотрим сведения из ЕГРЮЛ с сайта ФНС.
   Вы просто пробиваете ИНН, указанный контрагентом, на сайте ФНС, убеждаетесь, что его ИНН реальный и на момент заключения договора нет сведений об исключении фирмы из ЕГРЮЛ.  При этом сформируйте и скачайте выписку в отношении контрагента и сохраните ее. Выписка формируется на определенную дату, которая докажет налоговикам и суду, что Вы действовали осмотрительно до заключения сделки со своим контрагентом.

Кстати, ФНС также рекомендует с помощью ее официального сайта проверять (Письмо ФНС России от 11.02.2010 N 3-7-07/84):

- не входит ли контрагент в число недействующих юридических лиц, в отношении которых налоговые органы приняли решение о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ;

- не является ли директор контрагента дисквалифицированным лицом.

Многие организации при заключении договоров запрашивают у контрагентов копии учредительных документов: устав, свидетельства о присвоении ИНН и ОГРН.

2. Проверяем полномочия лиц, подписывающих документы от имени вашего контрагента. Помимо проверки самой организации-контрагента, нужно еще удостовериться в личности того, кто действует от ее имени, а также в наличии у него соответствующих полномочий. Для многих организаций такая проверка уже давно вошла в привычку.

Для проверки полномочий можно воспользоваться выпиской из ЕГРЮЛ, которая содержит сведения о руководителе организации. Но лучше запросить у контрагентакопии решений и приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера. Если документы от имени контрагента подписывает уполномоченный представитель, то попросите у негодоверенность

Кстати, не забудьте сверить данные представителя, указанные в представленных документах, с его паспортом.

3.Лицензии. Если работы (услуги), которые оказывает вам контрагент, лицензируются или вы закупаете какие-либо товары, продажа которых без лицензии невозможна, то будет нелишним взять у контрагента копию лицензии. Вы должны удостовериться в реальной возможности контрагента исполнить условия договора. В некоторых случаях отсутствие лицензии у контрагента может оказаться той каплей, которая перевесит чашу весов правосудия не в вашу пользу.

4.Копии налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности. Данные деклараций являются налоговой тайной, и вы не вправе требовать их от вашего контрагента (Подпункт 13 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 102 НК РФ). Но даже если он их вам предоставит, сведения, отраженные в декларации, не могут свидетельствовать о благонадежности контрагента.  Так же, кстати, как и данные бухгалтерской отчетности. Однако сам факт анализа бухгалтерской отчетности контрагента перед заключением сделки  даст Вам серьезный аргумент в спорах с  налоговыми органами.

Можно сделать запрос в налоговую, в котором нужно указать:
- цель запроса - получение сведений о нарушениях налогового законодательства, допущенных контрагентом;
- основание запроса - п. 1 ст. 102 НК РФ, ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Если налоговики вам ответят, это станет дополнительным доказательством Вашей осмотрительности. Если ответа не последует, сам факт обращения уже доказывает, что Вы проявляли осмотрительность.

5.Рекомендации, подтверждающие хорошую деловую репутацию контрагента. Многие суды считают, что при выборе контрагента среди прочего нужно оценивать его деловую репутацию.  Подтверждением проверки деловой репутации партнера могут быть, в частности, письменные рекомендации других организаций.

Достаточно часто в суде встает вопрос о том, как Вы нашли Вашего контрагента, какая была переписка (включая электронную),  были ли Вы в офисе Вашего контрагента, с кем из сотрудников Вашего контрагента Вы контактировали в процессе финансово-хозяйственной деятельности. Сохранив письма, визитки, электронную переписку, Вы упрочите свои позиции.

6.Документы, подтверждающие наличие у контрагента необходимых ресурсов и соответствующего опыта.  Под необходимыми ресурсами подразумевается наличие производственных мощностей, технологического оборудования, квалифицированного персонала. Кроме этого, суды считают, что нужно проверять платежеспособность контрагента, оценивать риск неисполнения обязательств и при необходимости получать обеспечение исполнения обязательств.

7.Место нахождения организации. Не будет лишним запросить у контрагента правоустанавливающие документы на адрес, указанный в учредительных документах, либо на фактический адрес.

Конечно, список получился впечатляющим. Если вы сотрудничаете с крупными и общеизвестными организациями, то проблемы у вас вряд ли возникнут. А при работе с мелкими или незнакомыми фирмами, особенно если сумма сделки высока, лучше обзавестись как можно большим списком документов. При этом не стоит забывать о надлежащем оформлении документов в процессе хозяйственных отношений: ТТН, счета фактуры, пропуска и т.д.